Une demande précise facilite l’orientation vers un fonds ou une copie. Préparez les informations vérifiées avant de contacter le service, plutôt que d’envoyer tout votre arbre.
La méthode, pas à pas
- Vérifiez que le service conserve le lieu, la période et la série visés. Consultez son catalogue et ses modalités de contact ; un service national ne détient pas nécessairement tous les actes locaux.
- Indiquez une personne, un événement et une fourchette de dates. Séparez les éléments certains des hypothèses, donnez la cote si elle est connue et précisez les recherches déjà effectuées.
- Formulez le résultat demandé : orientation, confirmation d’une cote ou reproduction d’un document identifié. Demandez les conditions de commande et le devis avant une prestation payante.
- Enregistrez la date, le service, votre texte et la réponse dans le carnet. Si un autre dépôt est conseillé, conservez cette orientation. Une réponse négative doit être comprise dans le périmètre réellement vérifié.
Demander une copie sans envoyer une recherche trop vague
- Séparez demande de copie et demande d’orientation. Si la cote est connue, indiquez fonds, cote, pièce, date et pages. Sinon, donnez une question ciblée, le lieu, la période et les recherches déjà effectuées, puis demandez quel inventaire consulter.
- Demandez le coût, le format et les restrictions avant de confirmer une reproduction. Les possibilités varient selon le dépôt et le document ; une notice en ligne ne garantit pas qu’une copie soit disponible.
- Une réponse « non conservé ici » identifie une limite de compétence, pas l’inexistence de l’acte. Notez la réponse et le dépôt suggéré dans le carnet ; une absence de réponse ne permet aucune conclusion documentaire.
À relever dans votre carnet
- Question
- cote
- période
- service
- réponse
- prochaine action.
Questions fréquentes
Que transmettre dans une demande aux archives ?
Une personne, un événement, un lieu, une période, les références connues et les recherches déjà faites. Précisez si vous voulez une orientation ou la copie d’un document identifié.
Sources & références
- FranceArchives ↗ (Date du contrôle de cette ressource : )
- The National Archives ↗ (Date du contrôle de cette ressource : )
- National Archives and Records Administration ↗ (Date du contrôle de cette ressource : )
- National Archives — How to Obtain Copies of Records ↗ (Date du contrôle de cette ressource : )